Opitz Packaging Systems

Düderoder Str. 22

37589 Kalefeld

www.opitz-packaging-systems.de

ERP-Einführung trotzt Social Distancing

Eine gemeinsame Erfolgsstory

Die Firma Opitz Packaging Systems GmbH, aus dem niedersächsischen Kalefeld, ist seit über 25 Jahren ein erfolgreiches Maschinenbauunternehmen im Bereich der Verpackungs- und Nassklebetechnik. Dabei steht die Qualität, die Industrietauglichkeit und die Bedienerfreundlichkeit Ihrer Produkte im Fokus. Die Produktpalette umfasst individuelle Lösungen zur Automatisierung der Endverpackungsprozesse für Faltkisten, Faltschachteln und Kartons.

Durch das stetige Wachstum des Onlinehandels und des Versandgeschäftes erhöht sich die Nachfrage nach den Lösungen der Firma Opitz Packaging Systems GmbH, um die Verpackungsprozesse zu automatisieren und dadurch zu optimieren.

Um die steigende Nachfrage bestmöglich zu bedienen, die Produktivität zu steigern und stets eine hohe Kundenzufriedenheit zu bewahren, wurden die Anforderungen an ein ERP-System vorab definiert. Die Anforderungen waren: Unterstützung des Vertriebs bei der kundenorientierten Gestaltung der individuellen Lösungen, mehr Übersicht in den Projekten, mehr Transparenz über die Artikelverfügbarkeit, effizientere Beschaffung, genauere Lieferterminsteuerung und -überwachung. Dabei lag der Fokus sowohl auf dem Kunden als auch auf den Mitarbeitern, daher war die Bedienerfreundlichkeit ein wichtiges Kriterium.

Schlussendlich hat sich die Firma Opitz Packaging Systems GmbH in einem detaillierten Auswahlverfahren für die ERP-Lösung orderbase business 4.0 entschieden. Die Gründe dafür waren, dass orderbase business 4.0 durch seine modulare Struktur die individuellen Geschäftsabläufe der Firma Opitz Packaging Systems abbildet und durch seinen Funktionsumfang die vorab definierten Ziele erreicht. Die Firma Opitz Packaging Systems GmbH legt sehr großen Wert auf ihre Mitarbeiter. Daher haben die Kollegen das Auswahlverfahren stets begleitet. Aufgrund der Bedienungsfreundlichkeit von orderbase business 4.0 fiel einvernehmlich die Entscheidung.

Zum Beginn des Projektes wurden zwei Projektleiter als Hauptansprechpartner bestimmt. Herr Marco Cordes seitens orderbase consulting GmbH und Herr Tim Opitz seitens Opitz Packaging Systems GmbH. Als erstes wurde ein Kick-Off Meeting vereinbart. Dabei kamen alle Projektbeteiligten zusammen. Ziel des Kick-Off Meetings ist es sich auf ein gemeinsames Vorgehen zu einigen und Meilensteine zu definieren. An diesem Termin war Marco Cordes vor Ort in Kalefeld. Er beschreibt diesen Termin mit drei Worten: „Gastfreundlich, Konstruktiv und Professionell“. Aufgrund der aktuellen Corona-Pandemie wurde einvernehmlich beschlossen alle weiteren Termine remote und aus dem Homeoffice heraus zu führen. Im nächsten Schritt wurden Aufnahmeworkshops vereinbart. Ziel dieser Termine war es, die Prozesse, die Abläufe, die Datenübernahme, die Schnittstellen zu externen Softwarelösungen, die Reports und individuellen Anforderungen mit den einzelnen Key-Usern detailliert zu besprechen, um diese in orderbase business 4.0 abzubilden. Ein weiterer wesentlicher Vorteil dieses Vorgehens ist die Tatsache, dass die gemeinschaftliche Beleuchtung und Besprechung bestehender Unternehmensprozesse Optimierung mit sich bringt. So können alle Beteiligten nachdem „Ich schlage vor -Prinzip“ einen Beitrag zur Prozessoptimierung beitragen. Zudem ergeben sich durch die Software neue Möglichkeiten und der orderbase Projektleiter bringt Erfahrung aus anderen Projekten mit. Ein weiterer Schritt war die Datenübernahme der Stammdaten aus dem vorherigen ERP-System, wie beispielsweise: Stammstücklisten, Artikelbestände, Adressen, Kunden- und Lieferantendaten. Im nächsten Schritt wurden die Key-User der Firma Opitz Packaging Systems geschult. Da orderbase business 4.0 einen modularen Aufbau hat, wobei die Module die einzelnen Unternehmensbereiche abbilden, wurde jeder Key-User in den für seinen/ihren Bereich relevanten Modulen geschult. Außer Herr Opitz, dieser nahm als der Hauptansprechpartner für orderbase an jeder Schulung teil. Sobald alle Stammdaten bereitstanden, orderbase business 4.0 durch die Ergebnisse der Aufnahmeworkshops eingerichtet und feinjustiert worden ist, alle Key User fit geschult worden sind, war es an der Zeit live zu gehen. Da wie so oft, sich die Praxis von der Theorie trennt begleitete Herr Cordes die Key-User am 01.02.2021 beim Echtstart. Der Echtstart lief reibungslos und ohne Komplikationen.

Nun arbeitet die Firma Opitz Packaging Systems GmbH täglich mit orderbase business 4.0. Trotz der aktuellen Corona-Pandemie und des Lockdowns, verlief die digitale Zusammenarbeit im Ergebnis erfolgreich und den Corona-Maßnahmen konform. Trotz Social Distancing und dank technischer Hilfsmittel, wie Videokonferenzen hatten alle Projektbeteiligten das Gefühl von menschlicher Nähe und Interaktion. So machen Projekte Spaß.

Im nächsten Schritt möchte Herr Opitz den Service digitalisieren, um Wartungsverträge und Reparaturen so effizient, mitarbeiter- und kundenfreundlich wie möglich zu gestalten. Der nächste modulare Baustein ist somit die orderbase Service Lösung und die vollintegrierte orderbase ServiceApp. Weiterhin kann die Firma Opitz Packaging Systems GmbH mit der Unterstützung durch orderbase consulting GmbH rechnen. Bei jeglichen Anliegen steht täglich ein telefonisch oder per E-Mail erreichbares Serviceteam zur Verfügung. Zusätzlich arbeitet die Firma orderbase an der Weiterentwicklung von orderbase business 4.0. So können Neuerungen und Innovationen regelmäßig upgedated werden.

Herr Opitz beschreibt das Ergebnis des Projektes als: „Mehr Konzentration auf die Kernkompetenzen, durch die Entlastung unserer Mitarbeiter im Verwaltungsbereich, dadurch ist die Qualität und Kundenzufriedenheit besser. Letztendlich haben wir eine verbesserte Wettbewerbsfähigkeit.“

Die ERP-Software orderbase business 4.0 beschreibt Herr Opitz folgenderweise: „Es ist ein modernes und flexibles System, dass unsere Prozesse sowohl annimmt als auch optimiert und dadurch wird die größtmögliche Effizienz der Geschäftsprozesse erzielt. Zudem bekommt man als Kunde eine individuelle Betreuung.“